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Digitales Dokumentenmanagement


Dokumentenmanagement direkt im ERP


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Digitales Dokumentenmanagement

Auch Behörden sind ihrer Zeit im modernen Zeitalter angekommen. Dokumente können eingescannt, archiviert und das Original in Papierform danach vernichtet werden. Doch viele Unternehmen nutzen immer noch physische Ordner und füllen ganze Keller mit Dokumenten. Dabei wurden mit der Modernisierung des Gesetzes auch Wege für platzsparendere Varianten geebnet. Mit unserem Cloud-ERP bilden Sie jegliche Prozesse online ab und archivieren die digitalen Unterlagen direkt in der Software. Zudem können Sie weiterhin Rechnungen und andere Vorgänge, die Sie in Papierform von Ihren Geschäftsparnern erhalten, elektronisch abbilden und das Original als elektronische Referenz (Scan) hinterlegen.

Natürlich verschlüsselt und gesichert

Ihre Daten werden voll verschlüsselt im Cloud-ERP abgelegt und sind nur für Sie einsehbar. Nicht einmal unsere Mitarbeiter erhalten ohne Ihre Zustimmung Zugriff auf Ihre Geschäftsvorfälle. Damit Ihre Daten auch nach einem Teilausfall unseres Speichersystems weiterhin vollumfänglich verfügbar sind, spiegeln wir jene in Echtzeit auf weitere phyische Serversysteme, die vorrangig als Backup dienen. Mit diesen Datenkopien können wir beispielsweise auch Lastspitzen auf den Speichersystemen ausgleichen, ohne dass der Kunde es mitbekommt.

WebDAV fähig

Unsere Software unterstützt den WebDAV-Standard. So ist es Ihnen möglich direkt von Ihrem Computer auf die Archivdaten, z.B. zur weiteren Bearbeitung eines Vorgangs, zuzugreifen. Binden Sie den Datenspeicher einfach direkt im Windows Explorer, MacOS Finder oder anderen WebDAV-fähigen Dateiverwaltungsoberflächen ein. Sie erhalten vollen Lese-, als auch Schreibzugriff auf Ihr Archiv. Die WebDAV-Oberfläche kann auch als allgemeine Lösung für den Datenaustausch in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Gesetzliche Speicher- und Löschfristen

Wir speichern Ihre geschäftlichen Daten (z.B. Rechnungen und Angebote) für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Zeit. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die betroffenen Dateien automatisch vernichtet. Die Software erfüllt so alle gesetzlichen Anforderungen an die Voratsdatenspeicherung und Archivierung.

Keine Panik bei Betriebsprüfungen

Betriebsprüfer sind für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein geschäftliches Hindernis. Sie benötigen Dokumente und beanspruchen die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Mit unserem Cloud-ERP können Sie Ihrem Betriebsprüfer ganz einfach Zugriff auf alle Ihre geschäftlichen Daten gewähren, sodass er die Prüfung ganz entspannt aus seinem Büro heraus vornehmen kann. Dafür muss er nicht in der Firma vor Ort sein und greift folglich auch nicht negativ in das Tagesgeschäft ein.

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